Certifieringen


Certifieringen Hållbart Evenemang
är en certifiering för evenemang som används främst av arrangörer som uppnåendemål. Certifieringen kan också användas av sponsorer eller andra aktörer som ett krav på arrangörer för att det ska ske en verklig förändring. Certifieringen syftar till att hylla de evenemang som verkligen har gjort skillnad. För att nå certifieringen ska ett evenemang uppnå ett antal hållbarhetskrav i Greentimes planeringsverktyg och bli reviderat av en oberoende revisor.

I planeringsverktyget är 30 frågor markerade (O) som är obligatoriska att uppnå för att få certifieringen. Dessutom måste evenemanget uppnå minst 50% av de poäng som går att plocka i verktyget. När arrangören känner sig nöjd med sina svar kopplas en extern revisor in som granskar svaren i planeringsverktyget. Godkänner revisorn svaren har arrangören rätt att kommunicera att evenemanget är ett certifierat Hållbart Evenemang. Platskontroll genomförs under evenemanget och därefter får arrangören ett protokoll med iakttagelser och förbättringsförslag.

Certifieringsprocessen

  1. Beställningsunderlag skickas in till Greentime. Arrangör anger namn, ort och datum för evenemanget, ansvarig arrangör i verktyget samt de som ska kunna använda verktyget med olika behörighetsnivåer. I detta steg ges medgivande från rättighetsinnehavare att arrangör har rättighet att planera i verktyget.
  2. Registrering. Greentime registrerar användare i verktyget och skapar ett aktivt   evenemang. I detta läge reserverar Greentime en revisor för evenemanget.
  3. Uppstartsmöte med följande innehåll:
    – Genomgång av verktygets funktioner
    – Kontroll av åtkomst till verktyget och att användare har rätt behörighet
    – Skapande av tidsplan där vi bokar in avstämningsmöten och utvärdering
    – Framtagande av fokusområden och mål för evenemanget.
  4. Avstämningsmöten över telefon/skype sker (önskas fler finns det möjlighet) för att säkerställa hållbarhetsarbetet. Aktiviteter och målsättningar följs upp.
  5. Revisor kopplas in, om ansvarig arrangör väljer att gå mot certifiering
  6. Evenemanget äger rum. Platskontroll sker av revisor som sammanställer ett protokoll med förbättringsförslag och iakttagelser
  7. Utvärdering tillsammans med Greentime där vi sätter nya mål för nästa evenemang

Varför certifiera?

  • Processen säkerställer att evenemanget blir så hållbart som möjligt
  • Skapar struktur och systematik – för ett grundläggande hållbarhetsarbete som ger effekt
  • Inspirerar och motiverar – gör att eventets övriga aktörer motiveras att agera hållbart under evenemanget
  • Möter ökade krav från kunder – ökar kundnöjdhet och förbättrar kundrelationer

Branschens kriterier

Kriterierna utgår från de Globala Målen för hållbar utveckling, Agenda 2030, men bygger på en samlad erfarenhet utifrån vad som är relevant och genomförbart för aktörer i branschen. En referensgrupp bestående av olika aktörer inom den svenska evenemangsbranschen har varit med i framtagandet av kriterierna. Referensgruppens deltagare:

  • Joakim Brodahl, Verksamhetschef Håll Sverige Rent
  • Niklas Söderberg, Verksamhetsansvarig Sponsrings & Event Sverige
  • Aida Winnerström, Utbildningsledare Landskrona Eventkoordinator
  • Petra Löfås, Svenska Mässan Gothia Towers
  • Emmelie Larsson, LiveGreen
  • Sofie Broomé, Tourism in Skåne
  • Christian Boysen, grundare Våga
  • Lotta Boman, VD Sigtunahöjden
  • Peter Reelfs, VD Northflash
  • Jan Peter Bergkvist, VD Sleepwell
  • Kristin Lundén, Hållbarhetsansvarig Münchenbryggeriet
  • Maud Wirén, VD By Maud Wirén
  • Malin Roux Johansson, Generalsekreterare Realstars

Kriterierna har skickats på remiss till ytterligare aktörer inom besöksnäringen för förankring. Grundstrukturen i frågorna är framtagna av Greentime efter mångårigt arbete i branschen med bland annat eventbolag, evenemangsarrangören och mötesplatser.

Kriterierna berör följande aspekter:

  • Jämställdhet
  • Tillgänglighet
  • Mångfald
  • Hälsa
  • Lokalt avtryck
  • Säkerhet och trygghet
  • Transparens
  • Leda & planera
  • Samarbeta
  • Sund ekonomi
  • Arbetsmiljö
  • Kommunicera
  • Transport
  • Mat & dryck
  • Energi
  • Avfall
  • Kemikalier
  • Varor & tjänster
  • Boende

När får en arrangör rättighet att visa upp certifieringen?
Certifieringen utfärdas när den externa revisorn granskat era svar och anser att ni uppfyller de krav som branschen tagit fram. Detta görs via planeringsverktyget. Vår certifiering, likt andra märkningar/diplomeringar och certifieringar för evenemang bygger på kriterier hur arrangören planerar inför evenemanget – och den externa revisionen bygger också på hur det planeras. Då måste det t ex finnas intyg på att elen är miljömärkt, att det finns en hållbarhetspolicy, att det finns säkerhetsutrustning, första hjälpen etc. Sen sker alltid för vår certifiering en kontroll under själva evenemanget och då kan certifikatet återtas om arrangören inte följer det som planerats. Anledningen till att certifieringar och märkningar gör på detta sätt är för att själva arrangören vill visa upp sitt arbete för besökare, partners och sponsorer innan eventet. Detta gör att hållbarhetsarbetet får kraft och att budskapet vad andra kan bidra med slår igenom. Ibland kan det också vara skönt att ha något att hänvisa till när arrangören ska ställa krav på t ex utställare.

Nyfiken?
Fyll i vårt kontaktformulär så kontaktar vi dig så snart som möjligt!

Vilka krav ska uppnås?
Kontakta oss för att få en sammanställning över de obligatoriska kraven. Mejla till info@hallbartevenemang.se.

Referenser
”Vi arbetade i planeringsverktyget Hållbart Evenemang för att nå upp till certifieringen och det var väldigt inspirerande och lärorikt samt blev en omfattande checklista där vi flera gånger behövde tänka till och planera om arbetet för att uppfylla kriterierna. Verktyget hjälpte oss med att löpande utveckla planeringen med fokus på alla dimensioner av hållbarhet där revisorns roll var väldigt värdefull som bollplank. Det känns viktigt och roligt att ha uppnått detta och vi är stolta över att vi tilldelats certifieringen ”Hållbart evenemang ”
/Karl Philip Barakate, Region Skåne, regional utveckling.

”Tack Hållbart Evenemang för ett smidigt verktyg som gör att det känns lätt att göra rätt! Så många bra reflektioner och idéer som kommit upp under resans gång. Det är inte lätt men vi är ett steg närmre att bli mer hållbara som festival. Ser fram emot nästa år och nya utmaningar i hållbarhetscertifieringen. Tack också för bra pepp och coachning”
/Lisa Nauclér, Evenemangskoordinator Lerums kommun.